很多时候，组织投资于大型技术系统，但却没有看到员工广泛采用，部分原因是这些工具并不能反映员工的实际工作方式。与此同时，工人们也在要求能够帮助他们更好地完成工作的工具。
2022年，Domo对美国、英国、澳大利亚和新西兰的员工进行了一项调查，超过一半(58%)的受访者表示，在过去五年中，他们对技术的需求有所增加，但他们所在组织的技术工具无法满足这些需求。在3,000名受访者中，有坐办公桌的也有不坐办公桌的，其中约60%的人表示，有了更好的技术工具，他们可以提高工作效率，更好地完成工作。62%的人表示，更好地接触有用的技术会让他们在工作中更快乐。
随着组织开始意识到员工参与的重要性，无论是远程还是在办公室，他们已经开始关注优化数字员工体验(DEX)——确保员工在工作中使用的技术获得最佳体验。这意味着他们使用的所有技术:数字化员工体验包括员工与他们用于完成工作的多种数字化工具和系统的每一次互动。
咨询公司Protiviti的人事咨询和组织变革主管约翰尼·马丁内斯(Johnny Martinez)表示，对于企业来说，确保员工在工作中获得最佳的技术体验至关重要。如今，员工期望在工作中获得易于使用的数字体验，但考虑到遗留系统的存在、有限的预算以及对变化的担忧，实现这一目标并不总是那么容易。
改善员工技术工具的第一步是评估组织中现有的数字化员工体验。这样做可以使公司确定当前数字环境的优势和劣势，从而确定需要改进的领域。
DEX评估的一个全面方法是监控和分析员工如何与他们的数字系统互动。跟踪诸如活跃用户、登录、使用频率、网络速度和任务完成率等指标使企业能够了解员工可能遇到的困难或挫折。
DEX管理工具的一个新兴类别可以汇总和分析整个工作场所的技术使用和性能数据，帮助公司确定哪些技术表现不佳，并为如何改进它们提供指导。然而，这些工具并不便宜，而且部署起来需要大量资源。
对于有预算或人员限制的IT组织，使用具有代表性的工作人员样本执行可用性测试可能更容易实现，并且仍然可以帮助识别隐藏的问题并提供对需要改进的领域的见解。
但最简单的方法是直接从员工那里收集反馈——例如，对所有员工进行调查——包括办公室员工和远程员工、办公桌员工和一线员工——评估他们的数字体验。这些回应将使组织了解他们需要关注的领域。
高德纳(Gartner)副总裁兼研究分析师丹•威尔逊(Dan Wilson)表示:“确保员工能够使用合适的技术，最简单的方法就是与他们讨论，听取他们对哪些可行、哪些不可行的反馈，并据此进行调整。”
马丁内斯同意，要确保员工拥有最佳的数字体验，“首先要了解员工如何使用技术完成工作，以及他们需要哪些信息。”“以用户为中心的设计思维可以用来设计创新的体验，确定要缩小的差距，并验证员工的需求。”
麻省理工学院斯隆管理学院(MIT Sloan School of Management)高级讲师乔治•韦斯特曼(George Westerman)鼓励企业从整体上考虑员工体验。“技术本身并不是体验，而是增强或削弱体验，”他说。
“在考虑技术体验时，要关注员工想要做的任务，而不是技术本身。然后，你就能找到合适的技术组合和配置，为员工完成的每一项任务创造顺畅的体验。”
员工技术优化行动
IT服务提供商Kyndryl的数字工作场所全球业务主管Ivan doppleve认为，优化员工技术包括整合业务应用程序和迁移到现代工具，如微软的Power Platform，这使员工体验更加简化和一致。
他说:“为了完成工作，要克服的障碍更少了，让员工的日常工作变得更容易，是让他们成功的最好方法。”
Kyndryl也在用人工智能丰富员工体验。
“例如，在微软团队中，我们有‘卡片’，员工可以用它与Workday或ServiceNow等系统进行交互，以执行他们最常见的任务，”doppleow说。“这将员工日常需要的所有东西集中到一个地方。此外，我们还利用微软的人工智能功能构建了这个系统，使其在回答员工问题时更加直观和主动。”
音频产品制造商舒尔(Shure)的人力资源高级副总裁梅格·麦迪逊(Meg Madison)表示，该公司一直致力于为员工提供合适的技术，无论他们是在现场工作还是远程工作，都能有效地完成工作。这包括升级会议室的协作技术;供远程工作人员使用的麦克风和其他设备;改善资讯科技基础设施。
麦迪逊说，对于那些摆脱与新冠病毒相关的工作场所限制、重新适应“正常”工作场所的公司来说，这是一个关键时刻。“许多公司既有在办公室工作的员工，也有在家工作的员工，因此沟通和协作的能力确实取决于合适的技术。”
麦迪逊承认，为技术优化找到预算并不总是那么容易，尤其是在不确定的经济环境下。她说:“当一个组织正在经历衰退时，很难平衡轻重缓急。”
麦迪逊说:“我鼓励领导者从长远的角度来规划他们的计划，并认识到这是投资工具和技术的最佳时机，这些工具和技术不仅可以提高生产力，还可以提高员工的敬业度和保留率。”“这在商业上很有意义，可以促进经济复苏。”
优化员工技术工具的最大好处
专家列举了优化员工技术工具带来的许多好处，从短期提高员工的生产力到长期保持竞争力。
1. 提高工人生产力
IT咨询公司Unisys高级副总裁兼数字工作场所解决方案总经理乔尔•雷珀(Joel Raper)提出了优化员工技术的理由，以帮助员工提高工作效率，从而节省时间和金钱。
“我能不能(把你的工作日)缩短10分钟，因为这些工具更有效率?”你是否因为有机会使用故障更少的工具而更擅长工作?每天10分钟可能看起来不多，但将其乘以工作天数，再乘以(你的)小时工资，”Raper说。
“从财务角度来看，这对公司的影响相当大，对个人的影响也非常大。”
2. 最大化当前的技术投资
保险机构Choice Mutual的创始人兼首席执行官安东尼·马丁(Anthony Martin)表示，如果公司专注于改进现有的技术系统，就可以避免购买不必要的额外工具。更重要的是，使现有系统更好地工作意味着组织不需要培训员工使用新软件。
真正的投资回报是当公司能够用尽他们购买的所有好处时。Martin表示:“升级技术和扩展团队管理平台上更多功能的能力都是提高单个工具价值的绝佳方式。“当你不断取得成果并发现现有技术栈的新用途时，把这一切都看作是一种利润形式。”
此外，公司可能会合并一些现有技术的功能，使其更具成本效益。
“假设你正在分别使用项目管理工具和每小时跟踪系统。如今，大多数项目管理工具都更新了时间跟踪功能。”Martin说。当您开始使用该工具时，可能没有注意到这一点，因为可能还没有发布更新。既然您可以从一个平台中获得两全其美的好处，那么您单独的时间跟踪系统对您的业务来说只是一个额外的(不必要的)成本。这样你就少付了一笔订阅费。”
3.吸引顶尖人才
联想全球智能协作业务总经理麦凯(Shannon MacKay)表示，世界各地的公司都制定了战略计划，并进行了大量投资，希望通过更强大的计算和网络来实现业务转型。一些公司正在将流程数字化，而另一些公司则在技术创造的新市场机会的基础上重塑业务。在经济逆风时期，这些投资可能会放缓，但不会停止。
麦凯说:“所有这一切都发生在历史性的人口结构转变期间。“婴儿潮一代正在离开工作场所，数字时代的千禧一代正在取代他们。这些新员工对工作场所的技术有很高的期望，他们采用技术的速度更快。”
为了吸引这些年轻员工，企业需要提供最好的技术体验。麦凯表示:“精明的投资者将继续投资于具有可靠投资回报率的技术，这些技术可以帮助他们的团队做得更多，并对工作更满意。”
4. 留住员工
麦迪逊表示，限制员工流动率是舒尔的首要任务。她说:“舒尔有一批终身教职员工，因为我们对他们照顾得很好。”“我们从同事和求职者那里听说，我们的灵活工作政策，加上技术支持，真的引起了他们的共鸣，让我们能够满足他们的需求。”
麦迪逊说，帮助员工感受到与公司的联系，并不断发展，以满足技术驱动世界的快节奏需求，这对留住员工是有帮助的——如果不是必不可少的话。
Unisys的Raper对此表示赞同。他说:“想想一个员工被你的公司聘用，但在头六个月就离开了。”员工在最初几个月使用的工具和系统会对他们对公司的最初印象产生很大影响，并可能导致他们决定离开。
雷珀说，这样的短期雇员是对公司资源的消耗。“招聘和培训一个人(通常)要花费3万到4万美元，而你只是因为他们只在这里工作三到六个月而失去了这笔钱。(投资优化员工技术)是一笔非常明智的投资，可以确保这种情况不会发生。”
高德纳的威尔逊表示，员工，尤其是年轻一代的员工，如果觉得自己没有获得提高效率和生产力所需的技术，他们愿意用脚投票。
“公司需要给每个人一个奋斗的机会，让他们在最高水平上表现，”他说。“如果技术阻碍了他们的工作，而你没有专注于询问他们需要做什么或积极寻求改进技术的方法，那么你作为IT人员，将成为人们辞职的原因。”我们看到这种情况越来越多。”
5. 保持竞争力
在线写作辅助工具the Word Counter的联合创始人布里奇特·里德(Bridget Reed)说，随着当今商业环境对技术的依赖日益增加，企业认识到拥有拥有强大技术技能的员工的重要性。她说:“适应新技术并有效利用它们的能力可以极大地促进公司的成功。”
“因此，许多组织仍然愿意投资于提高员工的技术体验。这可以通过各种方式来实现，比如培训项目、研讨会，以及提供尖端工具和软件。”“这样，企业就可以让员工掌握必要的技能和知识，在数字时代茁壮成长。”
住宅联合投资公司Balance Homes的销售和运营主管丹尼尔•奥斯曼(Daniel Osman)对此表示赞同。他说，在当今快节奏的数码世界，科技在提高生产力、简化流程和实现有效沟通方面发挥着至关重要的作用。通过为员工提供必要的技术工具和资源，公司可以使他们有效地工作，并在竞争中保持领先地位。
他说:“此外，对员工技术的投资提高了员工的满意度和敬业度，因为这表明了对员工成长和成功的承诺。”“拥抱技术对于企业在现代商业环境中蓬勃发展至关重要。”
